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超声速工作法4 将会议的时间缩短一半（第1页）

超声速工作法4　将会议的时间缩短一半

对于参与型管理者来说，最头疼的莫过于开会占用太多的时间了。

如果一天需要出席三场会议的话，那么就要用掉最少三个小时的时间。这样的话，当天的工作就要全部延后。

关于提高会议效率的方法，我在正文中也已经说过了，在这里我将继续为大家介绍一些缩短会议时间的方法。

①取消对资料进行说明的时间（让与会者事先阅读资料）

在会议一开始的时候宣读会议资料完全是在浪费时间。

因此，应该让与会者事先把握会议资料的内容，等到开会的时候直接进入正题。

这样做不但可以省去宣读会议资料的时间，还能大幅减少使用投影仪的时间。

但使用这个方法也有需要注意的地方。

时间管理员能够有效避免会议超时

·提前两天将会议资料交给与会者

·会议资料内容要控制在最小范围内，减轻读者的负担

只要做到上述两点，就能极大地减轻与会者在进行会议准备时的压力。

②事先规定好各个议题的讨论时间

在会议正式开始之前，必须先确认本次会议的各项议题。确认议题的同时，也要事先规定好各个议题的讨论时间。

这样做可以有效防止会议时间延长。

需要注意的是，确认议题的同时还要确认是否有意外增加的项目。

如果在会议即将结束时，忽然有人提出“这么说来，我想到这样一个方法……”的话，会议时间就会随之延长。

③设定一个时间管理员

即便采取了上述的措施，仍然无法保证会议能够按时结束。

因此，在召开会议时务必设定一个时间管理员。

时间管理员可以使用平板等设备定好闹钟并摆在桌子上，使所有人都可以确认还剩余多少时间，这样做非常有助于提高会议效率。

④让其他人担任会议主持人

为了帮助部下成长、提高团队自主运营的意识，最好让团队的副手来担任会议的主持人。

这样做还有一个好处，那就是能够缩短会议的时间。

如果让管理者亲自主持会议，当遇到自己比较关心话题，管理者就会不自觉地多说很多内容。

在这种情况下，即便“已经没有时间了”，但部下们也很难将提醒说出口。

从这个角度来说，让部下担任会议的主持人更加合理。

对于参与型管理者来说，缩短会议时间具有非常重大的意义。

我介绍的这些方法都是从今天开始立刻就能派上用场的方法。

请大家一定要试一试。

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